AULA 05

CURSO: GESTÃO ESCOLAR

MÓDULO: GESTÃO ADMINISTRATIVA

CONTEÚDO: GESTÃO DOS MATERIAIS E DO PATRIMÔNIO ESCOLAR

O que os gestores escolares precisam saber para administrar o patrimônio da escola

Além de todas as atividades que já vimos até aqui e que são responsabilidades do gestor escolar, ele também será o responsável pela gestão do patrimônio da escola, porque também depende de uma boa gestão patrimonial o alcance dos objetivos pedagógicos que foram traçados. Na sua rotina do dia-a-dia o gestor escolar irá dedicar parte do seu tempo para cuidar do patrimônio da escola como, providenciar reparos e consertos, solicitar novos mobiliários ou equipamentos, adquirir bens, controlar os materiais de consumo e ainda contratar serviços de terceiros. Portanto, o gestor escolar deve ser capaz de planejar e executar a gestão de material e do patrimônio de sua escola, deve ser capaz de integrar essa gestão à gestão pedagógica, deve ser capaz de encontrar soluções para os problemas relacionados aos materiais e ao patrimônio, etc. E, para isso, ele deve estar a par dos aspectos técnicos e legais que envolvem o patrimônio da escola.

O que é o patrimônio escolar

O patrimônio escolar pode ser definido como sendo o conjunto de bens, direitos e obrigações suscetíveis de depreciação econômica obtidos através de compra, doação ou outra forma de aquisição, devidamente identificado e registrado contabilmente. Em outras palavras podemos dizer que o patrimônio escolar é o conjunto de bens móveis e imóveis que formam a parte física e material da escola e que, quando postos em uso, não estão sujeitos a danificações imediatas. Vemos nessa definição de patrimônio os termos: bens móveis e bens imóveis da escola. Vamos explicá-los melhor:

•  Os Bens móveis ou patrimônio mobiliário são todos os bens que podem ser movimentados e que não se alteram suas características físicas.

•  Os bens imóveis ou patrimônio imobiliário são todos aqueles bens que a remoção para outro lugar é impraticável por se encontrarem fixados no solo.

•  Podemos citar como alguns exemplos de bens móveis os seguintes: máquinas e equipamentos, móveis e utensílios, veículos, ferramentas e equipamentos não incorporados aos bens imóveis.

•  E como exemplos de bens imóveis podemos relacionar os seguintes: o terreno onde a escola está construída, os prédios, as edificações ou construções que existam no perímetro da escola.

Esse patrimônio que explicamos agora constitui o patrimônio físico e material, ou seja, é tudo aquilo que pode ser visto e tocado e que também chamamos de bens corpóreos, bens materiais ou ainda de bens tangíveis. Existem ainda os bens, incorpóreos, imateriais e intangíveis, ou seja, aqueles bens que não podem ser tocados, pois não apresentam uma forma física e que a escola também tem esses bens imateriais que são: a sua cultura, os seus valores, a sua filosofia, o próprio projeto pedagógico, a sua tradição, a sua história e os seus símbolos. Esses bens imateriais não podem guardados e estocados e o seu valor é difícil de se determinar como também é praticamente impossível a sua reposição. Como eles não podem ser contabilizados, nós vamos nos concentrar em falar dos bens patrimoniais materiais que são os móveis e imóveis da escola, mas chamamos a atenção para que os gestores escolares também devem preservar e ampliar os bens imateriais de sua escola.

O patrimônio imobiliário da escola.

Como falamos ainda agora, o patrimônio imobiliário é constituído pelo terreno e pelas edificações que formam a escola. Assim sendo, o gestor escolar deve entender que é sua responsabilidade a manutenção, a conservação e, muitas vezes, a construção, a ampliação e a reforma das instalações prediais da sua escola. O gestor escolar ao assumir essa função normalmente recebe da Secretaria Estadual de Educação a escola já pronta e em funcionamento. É claro que o Estado é a entidade responsável pelo fornecimento do prédio e de suas instalações físicas para o atendimento das necessidades pedagógicas. Entretanto, é o gestor que irá diariamente identificar quais são as demandas que a escola necessita e isso inclui as condições físicas que o prédio apresenta para o bom funcionamento do processo de ensino e aprendizagem. Vamos lembrar também que a Secretaria Estadual de Educação não é a “dona” da escola, como também o gestor que a assume não vai ser o seu “dono”. A escola é um patrimônio público e como tal deve ser tratada como um bem comum de todos, e todos são os responsáveis pela sua manutenção, sendo o gestor a pessoa que deverá coordenar a integração da comunidade escolar no sentido de preservação do seu patrimônio.

Uma das primeiras ações que o gestor escolar deverá tomar será identificar a situação legal do patrimônio imobiliário, ou seja, verificar junto a Secretaria de Educação, se o imóvel em que a escola está instalada está regularizado ou não e o que é necessário para fazer a sua regularização. Tal patrimônio deve estar devidamente registrado no cadastro de bens imóveis do estado. O gestor escolar não tem poderes para sanar as irregularidades, mas ao tomar conhecimento delas, ele poderá cobrar das instancias competentes as providências para saná-las. É recomendável que nos arquivos da escola, estejam disponíveis cópias dos documentos relativos ao terreno e ao prédio da escola. Os principais documentos são os seguintes:

•  Decreto de criação da escola.

•  Autorização de funcionamento.

•  Ato de credenciamento da escola pelo conselho de educação.

•  Registro nos órgãos com que ela se relaciona.

•  Regimento escolar.

•  Documento de registro de terreno e do prédio da escola.

Em segundo lugar, o gestor precisa determinar qual é a capacidade de atendimento da escola. Para isso, ele deverá saber qual é o número total de alunos matriculados na sua escola por turno de funcionamento e determinar a quantidade de salas de aula que serão necessárias para poder funcionar. Fazendo esse levantamento, o gestor saberá se a escola está operando abaixo, de acordo ou acima de sua capacidade de atendimento. Se a escola estiver operando acima de sua capacidade, será uma situação onde o gestor poderá apresentar a Secretaria de Educação a solicitação para que esta providencie a ampliação do prédio escolar, ficando a cargo dela a responsabilidade pela execução da obra. Lembre-se que o gestor deve planejar com antecedência e adotar providências necessárias para não prejudicar as crianças e jovens que têm direito a educação e que não podem ficar esperando muito tempo pela execução das obras.

Condições ideais ou adequadas que os gestores escolares devem observar nos prédios escolares

Os gestores escolares devem procurar observar se as instalações da escola atendem aos seguintes requisitos básicos:

•  Adequação.

•  Conforto.

•  Salubridade e higiene.

•  E segurança.

Vamos ver um pouco mais desses requisitos.

Sabemos que muitas escolas não atendem a essas características ideais, como também o gestor escolar não precisa ser profundo conhecedor de engenharia ou arquitetura. Entretanto, o gestor pode ir adequando gradativamente sua escola as condições adequadas que ela necessita.

Os gestores podem providenciar a manutenção e a conservação do prédio escolar, para isso eles podem realizar as seguintes tarefas:

•  Consertos e recuperação de piso, forro, telhado, beirais, paredes, corredores, divisórias, muros de divisa e calçadas, inclusive reconstruções de pequenas áreas e substituições de peças e partes danificadas;

•  Pintura interna e externa de parede e elementos do prédio;

•  Consertos e/ou substituições de esquadrias, batentes, grades e alambrados, eliminação de pontos de ferrugem, desempeno e lubrificação de portas, portões, janelas e demais esquadrias;

•  Pintura, reparos, eliminação de irregularidades no piso e cobertura das quadras e áreas recreativas e esportivas, inclusive recuperação e/ou troca de tabelas e traves;

•  Substituição, reparos e lubrificação de fechaduras, dobradiças e trincos danificados, inclusive troca de tambores, segredos, confecção de chaves e aquisições de cadeados;

•  Substituição de vidros quebrados ou trincados;

•  Substituição, reparos, pintura, impermeabilização e limpeza de calhas, rufos e condutores (esses serviços devem ser feitos anualmente, de modo a evitar goteiras e alagamentos);

•  Consertos, revisões, substituições e desobstruções das instalações hidráulicas, como:

•  Reparos e substituições de torneiras, válvulas, conexões, registros, sifões, válvulas de descarga;

•  Consertos em cavaletes e medidores, mediante autorização da concessionária;

•  Consertos e substituições de pias, vasos sanitários, mictórios e demais componentes;

•  D esentupimento da rede de esgoto;

•  Consertos e substituições de trechos da rede de abastecimento de água e de esgoto;

•  Consertos em caixas d'água e seus componentes;

•  Consertos e substituições de componentes de rede elétrica, como: substituição de lâmpadas, reatores, luminárias, interruptores, tomadas, espelhos, disjuntores, trechos da fiação, postes de luz, quadros de distribuição e medidores, sempre sob a supervisão de um eletricista responsável ou com consulta à concessionária;

•  Manutenção, recarga e substituição dos extintores de incêndio e hidrantes, bem como aquisição ou consertos das mangueiras e peças que fazem parte deste conjunto;

•  Serviços de jardinagem, como poda, capina e substituição da vegetação nos jardins e demais áreas verdes da escola;

•  Construção, consertos e substituição da instalação de gás (GLP), assim como aquisição das peças necessárias à sua segurança e adequado funcionamento, e manutenção do abrigo (a aquisição do botijão de gás deve ser feita com verba de adiantamento DMPP);

•  Manutenção, consertos e substituição do sistema de pára-raios e aterramentos, de alarme e de circuito fechado de TV para segurança do prédio;

•  Manutenção e substituição de quadros-negros, quadros de aviso e murais danificados.

Além desses serviços que podem melhorar as condições físicas da escola, o gestor também deverá se preocupar com a necessidade de distribuir espaços ou áreas para todas as atividades necessárias para o bom desempenho pedagógico da escola. Dessa forma, ele deverá lembrar que além das salas de aula, serão necessários ambientes para os serviços escolares de suporte pedagógico, suportes administrativos, salas para recuperação do rendimento escolar dos alunos, sala para reuniões dos professores, salas para biblioteca e para os multimeios.

Como os gestores escolares podem fazer para que as pessoas que atuam na escola ajudem na manutenção e conservação da escola

O gestor escolar tem nas suas mãos dois documentos que podem ajudá-lo a fazer com que alunos, professores, pais e funcionários contribuam na preservação da escola. Os documentos são: o projeto pedagógico e o regimento escolar. O regimento escolar além de estabelecer normas pedagógicas, também deve estabelecer normas administrativas relacionadas a utilização do patrimônio e as responsabilidades de cada setor e de cada integrante da comunidade escolar. Assim sendo, o regimento escolar deve prever normas sobre:

•  A responsabilidade individual e coletiva de manutenção do prédio, dos materiais e dos equipamentos escolares.

•  A responsabilidade e os procedimentos para o registro e controle dos bens patrimoniais.

•  A forma de aquisição e conservação de equipamentos e materiais.

•  Como deve funcionar e quais as responsabilidades dos serviços de apoio administrativo como a segurança dos arquivos de registros escolares, os serviços de portaria e vigilância, os serviços de limpeza, higiene e conservação das instalações físicas, a manutenção e a conservação de mobiliários, de equipamentos e dos materiais didático-pedagógicos.

•  Como deve funcionar e quais as responsabilidades dos serviços de apoio técnico-pedagógico como a biblioteca, as oficinas e laboratórios.

Através do regimento escolar os gestores podem estabelecer claramente as atribuições e as responsabilidades que todos na escola devem ter com a manutenção e conservação do patrimônio da escola.

Autonomia para definir as responsabilidades e tomar as providências cabíveis quanto à gestão do patrimônio da escola

Vamos lembrar que desde o início do curso falamos da autonomia pedagógica, financeira e administrativa da escola e que o gestor é o responsável pela condução e construção dessa autonomia. Logo, a gestão do patrimônio escolar também deve ser exercida sob essa ótica de autonomia. Através dos meios financeiros e legais que o gestor escolar dispõe, ele poderá resolver muitas coisas diretamente, dentro da sua competência e existem outras que ele não poderá resolver cabendo aos órgãos superiores do sistema de ensino. Assim sendo, vamos relembrar quais são os recursos financeiros disponíveis para o financiamento das atividades de uma escola:

•  Recursos oriundos do Governo Federal:

•  PDE – Plano de Desenvolvimento da Escola: não são todas as escolas que recebem.

•  PDDE – Programa Dinheiro Direto na Escola, todas as escolas recebem.

•  PNAE – Programa Nacional de Alimentação Escolar, todas as escolas recebem.

•  Recursos Oriundos do Governo do Estado:

•  Recurso financeiro para manutenção da escola, todas as escolas recebem.

•  Recursos Próprios:

•  Recursos arrecadados pela Associação de Pais e Comunidade.

Lembramos que esses recursos financeiros são controlados pelos gestores escolares e que o seu detalhamento está sendo realizado no módulo “gestão financeira” desse curso. Boa parte desses recursos pode ser utilizada para aquisição, manutenção e conservação do patrimônio da escola. Portanto, os gestores escolares devem estar cientes das normas relativas as transferências desses recursos, o que pode e o que não pode ser comprado, a sua prestação de contas e, se tratando de bens patrimoniais, a necessidade da sua incorporação ao patrimônio da Secretaria de Educação do Estado. Para isso, os gestores de uma forma geral devem manter controle rígido dos gastos, prestar contas, apresentar os extratos de movimentação bancária, pois todo recurso e depositado em conta específica. Deve solicitar recibo e nota fiscal para comprovação aos órgãos competentes e por fim, assumir a responsabilidade pela guarda e conservação dos bens situados na sua escola.

Patrimônio móvel

Até aqui fizemos mais referências ao patrimônio imobiliário da escola e, de certa forma, muita coisa do que já vimos se aplica também ao patrimônio mobiliário dela. Para falar dos outros elementos do patrimônio da escola, vamos relembrar alguns conceitos que foram vistos no módulo de “Gestão Financeira” e que precisaremos utilizar a partir de agora:

•  Lembre-se que as despesas públicas são classificadas em duas grandes categorias:

•  As despesas correntes e;

•  As despesas de capital.

•  As despesas correntes são aquelas realizadas com freqüência, pois dela dependem a manutenção e o funcionamento diário dos serviços da escola como, por exemplo, a compra de material de consumo: material de limpeza, papel, canetas e outros.

•  As despesas de capital são aquelas realizadas na produção de bens e serviços que não ocorrem com freqüência, não sendo necessária sua compra rotineira e são coisas que têm maior durabilidade como, por exemplo, a compra de móveis para a escola ou a construção de uma escola.

•  As despesas correntes e as despesas de capital podem ainda ser subdivididas em categorias conhecidas como elementos de despesa. Como são muitos os elementos de despesa, para o nosso caso de gestão do patrimônio, vamos nos concentrar nos seguintes:

•  Obras e instalações.

•  Equipamentos e material permanente.

•  Material de consumo.

•  E material de distribuição gratuita.

Como já falamos sobre o patrimônio imobiliário que, no caso, são as obras e instalações, vamos falar sobre os outros elementos do patrimônio.

Características dos elementos de despesa e a sua relação com o patrimônio

Vamos falar primeiro sobre os Equipamentos e material permanente. Estes constituem despesas de capital, pois têm duração mínima de dois anos. São exemplos de equipamentos e materiais permanentes de uma escola os seguintes:

•  Mobiliário em geral como mesas, cadeiras, armários e estantes.

•  Máquinas, equipamentos e aparelhos diversos como: mimeógrafos, máquinas de escrever, retroprojetores, televisores, aparelhos de DVD, etc.

•  Aparelhos e equipamentos para atividades esportivas e de diversão.

•  Instrumentos musicais e artísticos.

•  Aparelhos e utensílios domésticos.

•  E materiais bibliográficos e coleções.

Parte desses materiais são repassados diretamente da Secretaria de Educação do Estado para as escolas, de acordo com as solicitações e a capacidade de atendimento da Secretaria. Outros materiais e equipamentos são adquiridos diretamente pelos gestores escolares através dos recursos financeiros que recebem. As principais características que os gestores devem observar na aquisição desses bens são as seguintes:

•  A qualidade do material ou do equipamento.

•  Neste aspecto deverão ser observados: a sua durabilidade e a resistência do material utilizado; as garantias dadas; o atendimento do fornecedor quanto a assistência técnica; e se o material ou equipamento está atualizado tecnologicamente.

•  O custo de aquisição e o custo de manutenção.

•  Nem sempre o equipamento mais barato na compra significa que terá uma manutenção ou operação mais barata. Por exemplo, um mimeógrafo a álcool e outro a tinta. O primeiro é mais barato e de fácil operação, mas a qualidade de impressão é ruim se comparado com o outro.

•  A versatilidade e facilidade de operação.

•  Devem ser observadas a versatilidade e a facilidade de operação de máquinas e equipamentos da escola como: televisores, retroprojetores, computadores, aparelhos de DVD, pois que for operar tais equipamentos precisa saber fazê-lo corretamente de tal forma que preserve a sua integridade e vida útil, de preferência sempre consultando o manual de instruções que acompanham os equipamentos.

•  A adequação e a facilidade de transporte.

•  Certos materiais e equipamentos exigem instalações ou mobílias adequadas para o seu bom funcionamento. Da mesma forma, na escola são comuns os equipamentos serem deslocados de um lado para o outro, por isso o cuidado para não acontecerem avarias como o material ou acidentes com as pessoas que os movimentam.

•  A segurança

•  O manuseio e operação de equipamentos sempre deverão ser feitos por pessoa que saiba fazê-lo. Da mesma forma a manutenção desses equipamentos somente deverá ser feita por pessoal especializado. Outros cuidados que devem ser observados quanto a segurança dos equipamentos escolares são: brinquedos que não sejam tóxicos ou muito pequeno, para evitar que as crianças as engulam; móveis que não tenham cantos pontiagudos; parquinhos instalados sobre areia para evitar quedas e ferimentos e outros mais.

•  E a última característica a ser observada na aquisição de equipamentos e material permanente è a estética.

•  O mobiliário e as demais peças de decoração do ambiente escolar devem ser agradáveis e devem provocar sentimentos de conforto e carinho nos alunos, professores e funcionários o que lhes dará maior senso de responsabilidade e conservação.

Características do material de consumo

Esses materiais constituem despesas correntes, pois são materiais que têm duração inferior a dois anos. São exemplos de materiais de consumo:

•  Os materiais para instalação elétrica, eletrônica, hidráulica e sanitária.

•  Os materiais de expediente como canetas, lápis, borracha, papel A4, disquetes, CD's.

•  Os materiais para fotografia e filmagem, como: fitas VHS e filme fotográfico.

•  Os materiais de construção para reparo em imóveis.

•  E os materiais para laboratório.

Todos esses materiais são de fundamental importância para o bom funcionamento da escola e devem receber o mesmo tratamento que os equipamentos e materiais permanentes no que se refere a: qualidade, custo de aquisição, custo de manutenção, versatilidade, facilidade de operação e manuseio, adequação e facilidade de transporte, segurança e estética. Embora sejam materiais de baixo custo, normalmente são comprados em grande quantidade e mantidos em estoque, logo pode vir a representar uma grande fonte de desperdício se o gestor escolar não tomar cuidado na sua aquisição, utilização e armazenamento. Vejamos quais são esses cuidados a serem tomados nessas etapas:

•  Etapa 01: Cuidados na aquisição

•  Nessa etapa o gestor escolar deve dar especial atenção às especificações e as pesquisas de preço dos materiais de consumo. As especificações tratam da utilização da correta nomenclatura do material, incluindo suas características e detalhes técnicos, de forma a garantir a compra do material correto que atenda às características descritas anteriormente. A pesquisa de preços deve ser ampla, realizada com o maior número de fornecedores diferentes possível, permitindo ao gestor a compra do material com as melhores condições comerciais principalmente relativas à preço, prazo de fornecimento e qualidade do material.

•  Etapa 02: Controle da utilização e no estoque

•  O gestor escolar deve tomar cuidado com a utilização dos materiais de consumo, pois alguns são gastos em grandes quantidades, com desperdício, pois funcionários, professores e alunos os consideram baratos e de fácil aquisição e querem economizar o dinheiro deles gastando o da escola. Como exemplo disso, temos canetas, resmas de papel, material de limpeza e outros que são consumidos muitas vezes em excesso e que provocam compras repetitivas que poderiam ser evitadas. O gestor deve, portanto, conscientizar a todos da necessidade de economizar e racionalizar o uso desses materiais, que os mesmos devem atender as necessidades da escola e não interesses particulares e que os recursos financeiros são escassos e que se poderiam comprar outros materiais se não ocorressem extravios ou desperdício.

•  E a terceira etapa é o Armazenamento dos materiais.

•  A guarda, o acondicionamento e a organização são atividades essenciais que o gestor escolar deve ter quando do armazenamento de materiais de consumo. O gestor deve dispor de um espaço físico na escola que permita estocar os diversos materiais de consumo. Por exemplo, a merenda escolar deve ficar em um ambiente seco, protegido de luz e calor, que não tenha acesso de animais ou insetos e que tenha portas e janelas com travas, permitindo o acesso apenas de pessoas autorizadas, para evitar o desvio ou retiradas desnecessárias sem a devida reposição. Já materiais de expediente como: clipes, resmas de papel, lápis, canetas e outros podem ser guardados em um armário de aço com portas e chave, também para garantir o seu controle. Dessa forma, cada material de consumo deve ter seu local próprio de armazenagem o que facilita o seu consumo e evita o seu desperdício.

Características dos materiais de distribuição gratuita

Como o próprio nome diz são materiais que possam ser distribuídos gratuitamente. A maioria desses materiais não é adquirida na escola como, por exemplo, os materiais dos programas federais como Os livros distribuídos através do Programa Nacional do Livro Didático (PNLD). Entretanto, algumas atividades pedagógicas da escola exigem a distribuição gratuita de materiais como, por exemplo, medalhas e troféus para uma competição esportiva. Nesses casos, o gestor deverá tomar o devido cuidado para evitar a compra excessiva e conseqüente desembolso financeiro desnecessário.

Relação da gestão do patrimônio com o projeto pedagógico da escola

O que deve ser observado é que os recursos materiais sejam escolhidos de acordo com a necessidade do planejamento pedagógico da escola. Desde a carteira onde o aluno senta até o material de consumo e a merenda escolar, tudo deve ser analisado e escolhido com base no atendimento do componente curricular adotada pela escola. O gestor escolar deve, portanto, conhecer a relação das possibilidades de utilização dos recursos materiais e sua utilização pedagógica, visando sempre a melhoria da qualidade de ensino.

O que fazer quando a escola não tem a estrutura ou as instalações adequadas para o funcionamento de todas as atividades pedagógicas recomendadas

Quando uma escola não tem a infra-estrutura necessária para a realização de todas as atividades pedagógicas, o gestor escolar deverá se valer das relações construídas com a comunidade e que já discutimos em aulas anteriores, com o objetivo de formar parcerias, ou seja, deverá desenvolver ações compartilhadas com outras entidades existentes na comunidade em que a escola está inserida. Por exemplo, na mesma cidade podem existir duas escolas, a primeira maior e com as instalações de quadras de esporte ou biblioteca. A segunda sem essa estrutura. Nesse caso, pode ser feita uma parceria entre essas duas escolas, permitindo que a escola menor utilize as instalações da escola maior e a esse tipo de parceria é que chamamos de compartilhamento de patrimônio entre escolas. O gestor escolar pode procurar na sua comunidade, outras escolas ou outras entidades que tenham as instalações de que necessita para desenvolver as atividades pedagógicas e educacionais e que não podem ser realizadas nas dependências de sua escola por ela não apresentar estrutura para isso. Claro que parcerias nesse sentido precisam de muita negociação, a formalização de compromissos das partes e tomada de decisões compartilhadas. Entretanto, experiências mostram que os resultados são compensadores, porque desenvolvem o processo de participação e conscientização da comunidade tanto interna e quanto externa da escola com relação à necessidade de conservação e manutenção do patrimônio escolar. Os gestores devem discutir a possibilidade da formação dessas parcerias com o conselho escolar e incluí-las no projeto pedagógico da escola. Da mesma forma que costumamos dizer no ditado que “duas cabeças pensam melhor do que uma”, também podemos dizer que “duas escolas juntas funcionam melhor do que uma”.

O que para garantir a manutenção, a conservação e a segurança do patrimônio da escola

O gestor escolar para poder garantir essas ações precisa estabelecer o monitoramento das condições de funcionamento da escola e um plano preventivo de manutenção, segurança e conservação. Para fazer o monitoramento das condições de funcionamento da o gestor pode considerar a escola sendo formada por quatro conjuntos básicos, são eles:

O gestor deve verificar permanentemente o funcionamento desses conjuntos com os seus respectivos equipamentos e materiais dentro dos requisitos de qualidade, adequação, custo de aquisição, conforto, manutenção, segurança, higiene, salubridade e estética que já falamos anteriormente, garantindo com isso os padrões de qualidade exigidos para o seu funcionamento, melhorando-os cada vez mais. Já com relação à manutenção, conservação e segurança do patrimônio da escola exige que o gestor escolar conheça e tome medidas preventivas na gestão do patrimônio. Para isso ele deve elaborar um plano de prevenção que relacione todas as atividades preventivas necessárias para a manutenção, conservação e segurança do patrimônio escolar, permitindo maior durabilidade, menor desgaste e por conseqüência maior economia. Nesse plano o gestor deverá:

•  Detalhar cada atividade de manutenção ou conservação que precisa ser executada.

•  Definir quais os recursos materiais, financeiros e humanos serão necessários para a sua execução.

•  Determinar o período em que a atividade manutenção ou conservação será realizada, observando o não comprometimento das atividades escolares.

•  Estabelecer a freqüência com que a atividade deverá ocorrer, se diariamente, mensalmente, anualmente, etc.

•  E, determinar que providências deverão ser tomadas no período em que a atividade de manutenção ou conservação for realizada.

AQUISIÇÃO, REGISTRO, REPOSIÇÃO E ALIENAÇÃO DE BENS PATRIMÔNIAIS E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS NA ESCOLA.

Vamos falar agora sobre os procedimentos legais que os gestores escolares devem obedecer quanto à gestão dos bens patrimoniais da escola. Os gestores escolares precisam saber identificar os principais aspectos legais referentes à aquisição, o registro e a reposição do patrimônio escolar. A legislação federal e as normas estaduais atribuem ao gestor responsabilidades que ele deverá assumir desde o momento da compra ou recebimento de um bem, passando pela sua guarda e conservação, até chegar o momento de sua alienação ou descarte. E o fiel cumprimento dessas normas é que atesta a probidade e retidão da gestão escolar.

Aspectos legais relativos a aquisição de bens e contratação de serviços

Como nós já havíamos falado anteriormente, o gestor escolar recebe diretamente na sua escola alguns recursos financeiros que ele deverá utilizar para adquirir bens e serviços. Outra parte dos bens e serviços, principalmente os equipamentos mais caros e grandes quantidades do mobiliário, são adquiridos diretamente pela Secretaria de Educação do Estado que os repassa para a escola. As compras dos recursos materiais ou a contratação de serviços através dos recursos financeiros que o gestor escolar recebe devem obedecer a critérios e procedimentos legais que definem processos, normas e prazos que irão garantir a adequação das aquisições ao projeto pedagógico da escola e o bom uso dos recursos públicos. Dessa forma os gestores precisam deter algumas informações e para isso precisam obedecer as normas gerais fixadas na legislação específica, principalmente a Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, que trata das normas gerais para licitações e contratos da administração pública. Licitação é o conjunto de procedimentos administrativos que a administração pública deve seguir para a aquisição, alienação de bens e contratação de serviços. O gestor escolar deve entender também algumas questões relacionadas com a aquisição dos recursos materiais:

•  Uma delas é a otimização da utilização dos recursos públicos e o equilíbrio que deve existir entre a economia de recursos financeiros com a qualidade dos bens adquiridos. Isso significa dizer que muitas vezes o gestor escolar procura comprar determinado material pelo menor custo, esquecendo-se da qualidade desse material. Com isso, é comum o gestor acabar comprando, por exemplo, lápis ou caneta que não escrevem direito, borrachas que não apagam, alimentos pouco nutritivos e muitos outros. Esses problemas precisam ser resolvidos e, de preferência, evitados através de medidas preventivas, no momento da aquisição.

O processo de compras e contratação de serviços

Os gestores devem conhecer alguns pontos básicos da Lei nº 8.666/93. Essa lei abrange todos os níveis da administração pública e todo tipo de aquisição, alienação de bens e contratação de serviços e deve ser obedecido por todo e qualquer agente público, entre eles o gestor escolar. Vejamos então, quais são as etapas para a aquisição de bens e contratação de serviços de acordo com a Lei nº 8.666/93:

Lei nº 8.666/93 – Etapas para aquisição de bens e contratação de serviços

1. Definição do bem a ser adquirido: levantamento de necessidades, descrição das características que atendam a essas necessidades.
2. Preparação do edital de licitação.
3. Julgamento das propostas pela comissão de licitação.
4. Análise de recursos sobre a licitação se houver.
5. Homologação e adjudicação.
6. Aquisição do bem ou contratação do serviço.
7. Fornecimento do bem o prestação do serviço pelo fornecedor contratado.

Embora a maioria das escolas, as atividades de aquisição sejam de pequeno porte, é importante o gestor escolar conhecer essas normas gerais. Da mesma forma, é importante o gestor saber que todo o processo de compra e contratação de bens e serviços obedece aos princípios de licitação. Vejamos quais são esses princípios:

Todos esses princípios estão voltados para a adequação da aquisição ao interesse público, que no caso da escola, significa a adequação a seu projeto pedagógico.

Como os fornecedores tomam conhecimento da licitação e tipos de licitação

Os fornecedores ficam sabendo da licitação através da divulgação do instrumento convocatório da licitação que são a carta-convite ou edital de licitação que acabamos de apresentar no princípio da publicidade. Nesses instrumentos, deve constar de forma clara e exata, a especificação completa do bem ou serviço a ser adquirido, sem a indicação de marcas de fornecedores ou fabricantes. É o que está definido na Lei 8.666/93, nos artigos 14 e 15. Quanto aos tipos de licitação para compras e serviços existem três e são as seguintes:

•  A primeira é a licitação de menor preço: nela, vence a licitação o fornecedor que oferece o bem a ser adquirido ou o serviço a ser prestado pelo menor preço, desde que atendidas as especificações e a qualidade requeridas no edital de licitação.

•  A segunda e a terceira são respectivamente, a licitação de melhor técnica e a licitação de melhor técnica e preço, ambas, de acordo com a lei:

•  “Serão utilizadas exclusivamente para serviços de natureza predominantemente intelectual, em especial na elaboração de projetos, cálculos, fiscalização, supervisão e gerenciamento e de engenharia consultiva em geral, e, em particular, para a elaboração de estudos técnicos preliminares e projetos básicos e executivos” (art. 46 da Lei nº 8.666/93).

As modalidades de licitação

As modalidades de licitação são:

•  A concorrência.

•  A tomada de preços.

•  O convite.

•  O concurso.

•  E o leilão.

De acordo com a Lei nº 8.666/93 nos artigos 23 e 24 os valores máximos estabelecidos são os seguintes:

No caso da maioria das escolas do nosso estado, as compras feitas pelo gestor escolar com os recursos financeiros que lhe são destinados, normalmente não ultrapassam o valor de R$ 8.000,00, o que significa pela tabela apresentada a dispensa da licitação. Contudo, mesmo nesses casos, os princípios básicos de licitação devem ser seguidos e também deve ser montado um processo administrativo constando nele: a autorização de despesa, o registro do que foi adquirido ou contratado, as notas fiscais, os recibos e outros documentos que comprovem a compra do material ou a execução do serviço.

Prazos para a realização da licitação

Para cada uma das modalidades de licitação que apresentamos, existem determinados prazos que após o período de divulgação, a comissão de licitação deve obedecer para o recebimento das propostas dos fornecedores. Os prazos são os seguintes:

Além desses prazos para o recebimento das propostas, também deverão ser considerados:

•  O tempo de trabalho da comissão de licitação.

•  Os prazos para recursos que aleguem descumprimento das normas legais da licitação se houver.

•  E o prazo estabelecido no edital para que o fornecedor vencedor da licitação entregue o bem ou preste o serviço.

Os gestores escolares devem lembrar também que aqueles materiais, equipamentos ou serviços solicitados junto à Secretaria de Educação do Estado, podem se tornar mais demorados, pois a Secretaria precisa receber todas as solicitações de materiais e equipamentos de todas as escolas da sua rede de ensino. Depois disso é que ela irá proceder ao processo licitatório que, dependendo de qual seja, pode levar poucos ou muitos dias. Também após a licitação, ainda devem ser contados os prazos legais de recursos, o tempo que o fornecedor vencedor levará para efetuar a entrega, o tempo entre o recebimento pela Secretaria, o registro desse patrimônio e o envio até, finalmente, chegar na sua escola. Portanto, os gestores devem fazer o planejamento de suas necessidades com bastante antecedência. Da mesma forma, o gestor escolar deve tomar consciência de solicitar somente aquele material que realmente necessita, pois o que de repente vier a sobrar na sua escola poderá fazer falta em outra. Também se ele estiver com material ou equipamento sobrando sem uso na sua escola, é seu dever comunicar a Secretaria de Estado para que ela possa proceder ao seu recolhimento e o envio desse material a outra unidade escolar que esteja precisando.

Recursos que o gestor escolar recebe diretamente na escola

Vamos rever quais são os recursos que são repassados diretamente para as escolas e que ficam sob a responsabilidade dos gestores escolares:

•  Recursos oriundos do Governo Federal:

•  PDE – Plano de Desenvolvimento da Escola: não são todas as escolas que recebem.

•  PDDE – Programa Dinheiro Direto na Escola, todas as escolas recebem.

•  PNAE – Programa Nacional de Alimentação Escolar, todas as escolas recebem.

•  Recursos Oriundos do Governo do Estado:

•  Recurso financeiro para manutenção da escola, todas as escolas recebem.

Para cada um desses recursos o gestor escolar deverá obedecer, estritamente, suas regras, observando o que pode e o que não pode ser comprado, e principalmente a sua devida prestação de contas. Por isso, muita atenção ao módulo de gestão financeira desse curso. Vamos detalhar agora como funcionam os recursos financeiros para manutenção da escola, que é repassado da Secretaria de Educação do Estado diretamente para a escola:

Nome do recurso: Manutenção.

Fonte: Secretaria Estadual de Educação

A que se destina:

•  Destinado a suprir aquisição de material de consumo, adaptação, conservação e pequenos reparos da Unidade escolar.

O que pode ser feito com esse recurso:

Com esse recurso os gestores escolares poderão:

•  Adquirir material de consumo necessário ao funcionamento da escola tais como: papel, cartolina, material de limpeza, giz e outros.

•  Adquirir material para manutenção e reparo das instalações elétricas, hidráulicas e sanitárias da escola.

•  Efetuar Serviços de pinturas do prédio, instalações elétricas, hidráulicas e sanitárias e também a implementação de projetos pedagógicos e desenvolvimento de atividades educacionais.

•  Adquirir lápis de cera, tintas guaches, cartolinas e outros materiais para a realização de eventos coletivos, como datas comemorativas, desde que esses materiais não sejam para distribuição e doação aos alunos.

Vejamos agora o que os gestores escolares não poderão fazer com esse recurso:

•  Não poderão comprar bens e contratar serviços que se tornem individuais e privativos e não atendam ao interesse coletivo.

•  Não poderão adquirir livros didáticos, mas é possível comprar livros literários para compor o acervo da biblioteca da escola.

•  Não poderão utilizar o recurso com alimentação, festividades e comemorações tais como: recepções e coquetéis.

•  Não poderão adquirir materiais permanentes.

•  Não poderão adquirir gêneros alimentícios.

•  Não poderão efetuar o pagamento de contas de água, energia elétrica e taxas de qualquer natureza.

•  Não poderão comprar combustíveis, materiais para manutenção de veículos e despesas de transporte para desenvolver ações administrativas.

•  Não poderão pagar cheques, extratos bancários e demais encargos por devolução de cheques.

•  Não poderão efetuar o pagamento de servidores da administração pública por qualquer serviço que venham a prestar.

•  Não poderão efetuar pagamento de pessoal que venham a ter vínculo empregatício com a Unidade Executora.

Visto o que pode e o que não pode o gestor escolar fazer com o recurso de manutenção, vejamos agora qual é a tabela de repasse para as escolas públicas estaduais do Piauí:

Os gestores escolares não devem esquecer que, embora esse recurso seja de pequena monta, ele também deverá ser prestado contas à Secretaria de Educação, devendo ser observado: todos os documentos obrigatórios que devem constar no processo, bem como o cumprimento do seu prazo de prestação de contas que, nesse caso, é de até sessenta dias do recebimento do recurso.

Como os gestores escolares deverão proceder quando receber os bens da escola

A manutenção e a conservação dos recursos materiais da escola é de responsabilidade conjunta da Secretaria Estadual de Educação e da direção das escolas. A Secretaria de Educação do Piauí possui na sua estrutura organizacional um setor responsável pelo patrimônio. Esse setor cuida do cadastro do material permanente, tratando do seu registro, da correta identificação e do envio para atendimento das escolas. Quando os bens são entregues na escola, a responsabilidade pela guarda e conservação passa a ser do gestor escolar mais diretamente e de todos os servidores públicos que trabalham na escola. Assim, o gestor escolar ao receber um bem enviado pela Secretaria de Educação deverá:

•  Fazer a verificação precisa do material ou equipamento que está recebendo, conferindo o seu estado de conservação, se a sua quantidade está correta e se os equipamentos recebidos são realmente aqueles solicitados, não devendo receber material diferente do que foi pedido ou do que consta no termo de responsabilidade.

•  Após ter feito essa conferência e não encontrando nenhuma irregularidade, o gestor poderá atestar o seu recebimento e registrar o material no cadastro de bens sob a responsabilidade da escola, assinando o termo de responsabilidade.

•  Em seguida, o gestor deverá verificar se o número de identificação está devidamente atribuído ao bem patrimonial, ou seja, ele deverá conferir a existência das plaquetas de identificação com o devido número de tombamento e fixar essas plaquetas nos bens recebidos. Lembramos aqui que a Secretaria vem substituindo o uso de plaquetas numeradas de alumínio por etiquetas alto-adesivas com código de barras, o que confere maior precisão no momento de se realizar o levantamento e o inventário dos bens da escola.

•  Lembramos aos gestores escolares que todos os bens patrimoniais adquiridos através de doações ou com os recursos de algum programa como, por exemplo, os recursos do Programa Dinheiro Direto na Escola, deverão ser incorporados ao patrimônio da Secretaria de Educação do Estado. Portanto, o gestor escolar deverá informar ao setor de patrimônio da Secretaria para que ela proceda ao registro e a identificação do bem recebido em doação ou adquirido através de repasse de recurso.

•  Por fim, o gestor escolar deverá manter um arquivo organizado e atualizado contendo o registro de todos os bens patrimoniais da escola. A esse registro chamamos de cadastro de bens patrimoniais da escola.

Principais vantagens do cadastro de bens patrimoniais

Os principais objetivos são:

•  Cumprir o artigo 96 da Lei nº 4.320/64 que determina que: entre as atribuições legais do gestor está a elaboração do inventário patrimonial e de materiais da escola, realizado pelo menos uma vez ao ano. O inventário é a discriminação organizada de todos os bens e valores de um patrimônio, verificando a existência dos bens, informando o seu estado de conservação, atualizar os registros do sistema de administração patrimonial, indicar os saldos existentes, detectar irregularidades e providenciar as medidas cabíveis.

•  Outro objetivo pretendido é que quando houver mudança na gestão da escola, como deve acontecer agora com a eleição de novos diretores em várias escolas, o novo gestor deve em curto espaço de tempo verificar todo o patrimônio da escola, pois ele passará a ser responsável por ele. Também para o gestor que está saindo é uma garantia da eficiência da sua gestão.

•  Outro objetivo do cadastramento do patrimônio é que os bens podem ser movimentados, ou seja, um ou vários equipamentos que estão sem utilidade em uma escola podem ter utilização em outra, podendo esses bens ser movimentados entre as escolas. Dessa forma, deve ser dada baixa no cadastro do patrimônio da escola que envia e feita o registro de entrada na escola que recebe.

•  E por fim, um último objetivo do cadastro dos bens patrimoniais é que nos casos de furto, perda ou destruição de um bem da escola, será dada a baixa do bem do respectivo patrimônio, eximindo os gestores de qualquer responsabilidade.

Furto, perda ou destruição do bem patrimonial da escola

Não são raros os casos onde ocorrem extravios de bens da escola, principalmente aqueles de maior valor como, por exemplo, aparelhos de TV e DVD. Nesses casos, o gestor escolar deverá registrar queixa na delegacia de polícia de sua cidade para obter o Boletim de Ocorrência e, em seguida, comunicar ao setor de patrimônio da Secretaria Estadual de Educação, informando o registro e as especificações do bem furtado, a fim que seja tomada a medida de baixa do material daquela escola. Já no caso de destruição do bem patrimonial como acontece com as quebras de carteiras escolares criando nas escolas o que costumamos chamar de “cemitério de carteiras”, ou seja, aquela pilha de carteiras amontoadas, muitas vezes dentro das próprias salas de aula, pois na escola não existem espaços reservados para materiais quebrados ou que não servem mais, a escola poderá se desfazer desses bens. A essa ação de se desfazer de bens, chamamos de alienação de bens patrimoniais. De acordo com a Lei nº 8.666/93, a alienação só pode ocorrer mediante a existência de interesse público devidamente justificado. A situação mais comum é quando os bens são considerados inservíveis para a administração pública, ou seja, são bens que tiveram uso prolongado e que se tornaram obsoletos e que lhes provocou desgastes, quebras ou avarias não se justificando a sua recuperação. Se houver possibilidade de recuperação, os bens devem ser devolvidos ao Setor de Patrimônio da Secretaria de Educação para que a mesma providencie o seu conserto e a devida reposição. Assim, deverá ser dados a baixa dos bens devolvidos e o cadastro dos bens repostos. Pode ocorrer também que alguns bens patrimoniais ainda em bom estado possam a vir a ser substituídos por outros mais novos. Nesse caso, os bens mais velhos podem ser reaproveitados por outra escola, sendo feita a devida transferência ou doação. Em qualquer caso, o gestor escolar deve ter conhecimento do que trata a legislação estadual e federal sobre a alienação dos bens patrimoniais da sua escola.